Kosten für die Kopie einer Patientenakte
Nach § 630g BGB ist dem Patienten auf Verlangen unverzüglich Einsicht in seine Patientenakte zu gewähren. Der Patient kann (elektronische) Abschriften der Akte verlangen, hat dann aber auch die entstandenen Kosten zu erstatten. Dabei hat der Patient sogar in Vorleistung zu treten; er muss die Kopien vorab oder spätestens bei der Abholung bezahlen.
Immer wieder gibt es verschiedene Auffassungen darüber, welche Kosten bei der Fertigung von Abschriften entstehen. Die Gebührenordnung für Ärzte enthält lediglich im Rahmen der Schreibgebühr (Nr. 96) eine Pauschale für Kopien, eine Regelung im Bezug auf Kopien der Patientenakte zur Aushändigung an den Patienten fehlt jedoch. Auch obergerichtliche Rechtsprechung diesbezüglich gibt es noch nicht.
Weitestgehend anerkannt ist es, sich am Gerichtskostengesetz und dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz zu orientieren und zwischen 0,15 € und 0,50 € pro angefertigter Kopie anzusetzen. Diese Regelung wurde für Gerichtsakten, also vorwiegend gleich starkes, weißes und schwarz bedrucktes Papier im Format DIN A4 geschaffen, das man mittels des automatischen Papiereinzugs mühelos kopieren kann. Für die ersten 50 Seiten kann man 0,50 € ansetzen, ab der 51. Seite 0,15 €. In dem erhöhten Anfangspreis sind das Heraussuchen der Akte, das Ausheften sowie die Einstellung des Kopierers enthalten. Diese Kosten dürfen nicht gesondert geltend gemacht werden. Sofern der Aufwand über- oder unterdurchschnittlich hoch ist, sind andere Pauschalsätze geboten. Bei dem bloßen Ausdruck der Patientenakte aus dem Praxisprogramm sind die Kopierkosten im unteren Bereich anzusiedeln (0,15 € - 0,20 €), Farbkopien oder großformatige Kopien (wie etwa die Aufzeichnungen eines Wehenschreibers) dürften eine höhere Pauschale (0,50 € - 1,50 €) rechtfertigen.
Bei elektronischen Abschriften ist es anerkannt, pro übermittelter Datei 1,50 €, jedoch nicht mehr als 5,00 € für gemeinsam übermittelte Dateien anzusetzen. Abfotografierte analoge Röntgenbilder, die auf einem digitalen Datenträger ausgehändigt werden, können mit jeweils 5,00 € berechnet werden, jedoch nicht mehr als 15,00 € für gemeinsam abfotografierte Röntgenbilder. Hinzu kommen die realen Kosten für eine CD, DVD oder einen USB-Stick. Von einer Übermittlung per Email sollte aus Datenschutzgründen abgesehen werden. Die Nutzung von Datenträgern des Patienten birgt das Risiko der Übertragung von Schadsoftware auf den Praxiscomputer und sollte nach Möglichkeit vermieden werden.
Sofern der Patient die Kopien nicht in der Praxis abholt, sind dem Arzt auch die Versandgebühren zu erstatten.
Auch die Frage nach der Umsatzsteuerpflicht ist bisher nicht höchstrichterlich geklärt. Die Tätigkeit von Heilberuflern ist grundsätzlich umsatzsteuerfrei, sofern sie der Feststellung, Heilung und Linderung von Krankheiten, Leiden und Körperschäden beim Menschen dient. Darunter fällt in jedem Fall die Weitergabe von Patientenakten an Kollegen zur Weiterbehandlung. Die Aushändigung an den Patienten dürfte im Regelfall nur seiner Information dienen oder zur Verfolgung von Ansprüchen (beispielsweise wegen Behandlungsfehlern) notwendig sein. In solchen Fällen und insbesondere immer dann, wenn Erben die Patientenakte eines Verstorbenen verlangen, ist deshalb wohl von einer Umsatzsteuerpflicht auszugehen.
Im Ergebnis bedeutet das, Sie können je nach Aufwand Ihren eigenen Satz berechnen. Den überdurchschnittlichen Aufwand sollten Sie aber aus Gründen der Nachvollziehbarkeit immer begründen.
Siehe dazu auch AG Düsseldorf, Urteil vom 7.11.2003 – 23 C 11795/03, AG Frankfurt, Urteil vom 16.10.1998 – 30 C 1340/98 und OLG Saarbrücken, Urteil vom 16.11.2016 – 1 U 57/16.
Exkurs: Auskunftsersuchen nach der DSGVO
Seit Einführung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) regelt Art. 15 Abs. 1 DSGVO ein eigenständiges und umfangreiches Auskunftsrecht des Patienten über alle Informationen, die elektronisch über diesen Patienten gespeichert wurden. Die klassische „Papierakte“ fällt nicht darunter. Die Auskünfte sind bei elektronischer Anforderung auch elektronisch zur Verfügung zu stellen, in einem gängigen elektronischen Format entweder auf einem physischen Datenträger (etwa CD, USB-Stick, Speicherkarte) oder zum Abruf in einem sicheren System mit einem individuellen Fernzugang. Eine Aktenkopie oder ein Ausdruck der elektronischen Akte ist nur dann möglich, wenn der Patient dieser Auskunftsform ausdrücklich zustimmt. Im Rahmen der Zustimmung sollte der Patient auf die nicht unerheblichen Kosten einer Papierkopie hingewiesen werden.
Obwohl die DSGVO vorsieht, dass diese Auskunft kostenlos erteilt werden muss, erscheint dies bei Patientenakten, die grundsätzlich sehr umfangreich sind, sehr nachteilig für den Arzt oder Zahnarzt. Es bleibt abzuwarten, wie die Gerichte diesbezüglich entscheiden werden. Bis eine solche Entscheidung vorliegt, können Sie auch bei explizit auf Art. 15 DSGVO gestützten Auskunftsersuchen, Ihre Kosten berechnen.
Wenn Zahlungen von Patienten ausbleiben…
Sie schicken die Rechnungen für zahnärztliche Leistungen an Ihre Patienten, diese reagieren aber nicht mit einer Zahlung. Die Gründe dafür sind vielfältig, reichen von schlichtem Vergessen über Zahlungsunwilligkeit bis hin zur Zahlungsunfähigkeit. Im Folgenden erfahren Sie, was Sie bei der Beitreibung beachten sollten.
Eine Rechnung, die Sie Ihren Patienten (in der Regel sind das Verbraucher) stellen, ist, sofern nicht vorab vertraglich etwas anderes vereinbart wurde, binnen 30 Tagen zur Zahlung fällig. Abweichende Zahlungsziele können in der Rechnung nicht mehr vereinbart werden (vgl. dazu BGH, Urteil vom 25.10.2007 – III ZR 91/07). Weisen Sie in Ihren Rechnungen unbedingt darauf hin, dass der Patient ohne weitere Zahlungsaufforderung in Verzug gerät, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen leistet. Dokumentieren Sie am besten zu Beweiszwecken die persönliche Übergabe der Rechnung an den Patienten oder die Aufgabe zur Post.
Wenn nach 30 Tagen keine Zahlung erfolgt ist, ist eine Mahnung sachdienlich. Vergessene Rechnungen geraten wieder ins Bewusstsein der Patienten und falls die Rechnung in der Post verloren gegangen sein sollte, wird Ihr Patient nach der entsprechenden Rechnung fragen.
Wenn Sie Ihren Patienten mit dem oben genannten Hinweis auf der Rechnung in Verzug gesetzt haben, können Sie die Kosten, die Ihnen durch die Mahnung entstanden sind (Porto, Papier, Druck, Kuvert, jedoch nicht: Personalaufwand und Verwaltung), mit der Mahnung geltend machen. Das sind in der Regel 1,20 € bis 5,00 € (vgl. OLG München, Urteil vom 28.07.2011 – 29 U 634/11). Bitte beachten Sie, dass Mahnkosten nicht umsatzsteuerpflichtig sind. In der Mahnung sollten Sie als Zahlungsziel ein konkretes Datum angeben (ca. 14 Tage nach Versand der Mahnung). Weiterhin können Sie ab dem Datum, an dem der Patient in Verzug geraten ist, Verzugszinsen in Höhe von 5 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz geltend machen. Die Berechnung können Sie kostenfrei über www.basiszinssatz.info durchführen.
Sollten Sie nach diesem Zahlungsziel weiterhin keinen Geldeingang verbuchen können, haben Sie die Wahl zwischen einer zweiten Mahnung (unter Hinzusetzung weiterer Mahnkosten), der Einschaltung eines Rechtsanwalts oder der selbstständigen Beantragung eines Mahnbescheids.
Zu beachten ist bei alledem immer die Verjährung. Denn verjährte Ansprüche können Sie nicht mehr geltend machen. Ansprüche auf Vergütung einer zahnärztlichen Leistung verjähren gem. §§ 195, 199 BGB in drei Jahren, beginnend mit dem 31.12. des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Das heißt, dass Ihre 2020 gestellten Rechnungen mit Ablauf des 31.12.2023 verjähren. Um Ihre Ansprüche dennoch zu sichern, müssen Sie vor dem Eintritt der Verjährung Klage erheben oder einen Mahnbescheid zustellen lassen. Bei positivem Ausgang dieser gerichtlichen Verfahren sind das Urteil oder der Vollstreckungsbescheid dann 30 Jahre lang vollstreckbar.
RAin Melanie Siegle